风格的作用

办公文档格式的基本要求是“规格”。所谓“标准”，就是一篇文章的标题、正文、结尾等段落都有固定的格式，使整篇文章具有相对固定的风格，如图所示。

图中，采用段落格式来显示文章的风格

段落格式的内容，即修改参数主要包括：字体、大小、缩进、对齐等。例如，普通办公文档的一级标题格式为“数字2，粗体，居中对齐”。统一风格的规则是：在同一篇文章中，同一层次的段落应具有相同的装饰风格，即“格式”。例如，如果你在一篇文章中有三个一级标题，那么每一级标题的段落都采用“数字2，加粗，居中对齐”的格式。

使用样式

1. 使用已有的样式

(1)使用命令模式：单击需要应用样式的段落中的任意位置。单击[开始][样式]功能区右下角的对话框启动器。弹出“样式”任务窗格。从列表中选择所需的样式，然后单击。如果要为段落中的字符设置样式，请先选择该字符，然后使用上述方法完成设置。(2)格式刷：单击已确定格式的段落或字符。点击开始[剪贴板]“格式笔刷”按钮，光标将更改为“格式笔刷”。将鼠标指针移动到要更改其格式的段落上，然后单击。

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例如，要创建专用标头(1级标头)，它是粗体，三，粗体，双间距，居中，可以通过快捷键Alt + 2调用。操作步骤如下：单击“开始[样式]”，在功能区打开对话框启动器，出现“样式”任务窗格。点击任务面板左下角的“New Style”按钮。出现“基于格式创建新样式”对话框。在“名称”文本框中输入“Head”作为新样式的名称。从样式类型下拉列表中选择“段落”。从Style Base下拉列表中选择“Body”。在下拉列表中选择或输入新样式的基本样式名称。您可以根据现有的样式对其进行修改。如果您不希望新样式受到其他样式的影响，请选择“无样式”。从“后续段落样式”下拉框中选择“正文”。如果在“样式类型”中选择了“段落”，则在“后续段落样式”下拉框中选择或输入样式名称，以表明该样式是紧随所设置段落之后的段落的样式。点击对话框左下角的“格式”按钮，可以设置字体、段落、制表符、边框、语言、框架、数字、快捷键和文字效果。首先设置字体，点击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“字体”项，将出现“字体”对话框。在“字体”对话框中，根据需要设置中文字体“字体大小”为“黑体”，“字体大小”为“黑体”、“黑体”，并在“高级”选项卡中设置字体颜色、效果和字符间距。点击“OK”按钮返回“从格式中创建新样式”对话框。点击“格式”按钮，从下拉菜单中选择“段落”项。将出现“段落”对话框。在“段落”对话框中，选择“对齐”为居中，“轮廓级别”为1，“行间距”为2。单击“确定”按钮返回“从格式创建新样式”对话框。点击“格式”按钮，从下拉菜单中选择“快捷键”项。出现“自定义键盘”对话框。将光标移动到“Please press new Shortcut”输入框，然后按键盘上的Alt + 2并单击“Specify”按钮。Alt + 2将出现在“当前快捷方式”选择框中。点击“关闭”按钮关闭对话框，返回“从格式中创建新样式”对话框。点击“确定”按钮，创建一个新样式

模板

实现文体的规范化和统一，是公文写作的基本要求。办公文档根据文档类型的不同，有不同的风格。每一种乐器的风格都是由若干固定的段落形式来调节的。总之，确定风格的关键在于文章中各个段落的格式。以“通知”类文件为例，常规段落包括：三个标题、正文和结束语。