Easy Office系列高级课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图

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对数据进行过滤、排序和有条件地格式化

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添加、更改或清除条件格式

使用条件格式使我们能够直观地查看和分析数据，确定关键问题，并确定模式和趋势。

首先，了解更多关于条件格式的知识

条件格式帮助您回答有关数据的特定问题。可以对单元格区域、Excel表格或数据透视表应用条件格式。在数据透视表中使用条件格式时，有一些重要的区别需要注意。

在分析数据时，您经常会问自己这样的问题：

过去五年的利润汇总表有什么异常之处？过去两年的市场调查反映了什么趋势？谁的销售额这个月超过了5万美元？员工的总体年龄分布如何？哪些产品的年增长率超过10% ?新生中谁的成绩最好，谁的成绩最差？条件格式有助于回答这些问题，因为它可以很容易地突出显示您感兴趣的单元格或单元格的区域；强调异常值；使用数据条、水平和图标集来可视化地显示数据。条件格式根据条件更改单元格区域的外观。如果条件为True，则根据该条件对单元格区域进行格式化。如果条件为False，则不根据该条件对单元格区域进行格式化。

注释：创建条件格式时，只能引用同一工作表上的其他单元格。不能引用同一工作簿中其他工作表上的单元格，也不能使用对其他工作簿的外部引用。

数据透视表中的条件格式与单元格区域或Excel表中的条件格式有以下几个不同：

如果通过过滤和隐藏级别、折叠和展开级别或移动字段来更改数据透视表的布局，只要底层数据中的字段没有被删除，条件格式就会保持不变。值区域中字段的条件格式范围可以基于数据层次结构，由一个或多个列的行或一个或多个行的列的所有可见子(层次结构中的下一个较低级别)确定。注意：在数据层次结构中，子节点不继承父节点的条件格式，父节点也不继承子节点的条件格式。

设置值区域中字段的条件格式范围有三种方式：按选择、按对应字段和按值字段。在值区域中设置字段范围的默认方式是通过选择。您可以使用“应用格式规则”单选按钮、“新建格式规则”对话框或“编辑格式规则”对话框将范围设置方法更改为按相应的字段或值字段设置。这三种范围设置方法为根据需要选择适当的方法提供了更大的灵活性：

按选择设置范围(如果您想选择以下内容，请使用此方法):值区域中连续的字段集，例如某个地区所有产品的总和。值区域中的一组不连续字段，例如数据层次结构中不同区域的不同级别的产品总数。按值范围字段(如果要实现以下目的，请使用此方法):避免进行许多离散的选择。对数据层次结构中所有级别的值区域中的一组字段应用条件格式。包括分类摘要和总摘要。按字段设置范围(如果要完成以下任务，请使用此方法):避免进行许多离散的选择。对数据层次结构中某一级别的值区域中的一组字段应用条件格式。不包括分项摘要。默认情况下，当条件格式应用于值区域中的最大、最小、高于平均值或低于平均值的字段时，规则基于所有可见值。但是，当您通过相应字段设置范围而不是使用所有可见值时，您可以选择将条件格式应用于以下每个组合：

列及其父行字段。行及其父列字段。2. 使用双色刻度设置所有单元格的格式

作为一种视觉指示，级别可以帮助您理解数据分布和数据变化。双色刻度使用两种颜色梯度来帮助您比较单元格区域。颜色的深度表示值的高度。例如，在绿色和红色的双色刻度中，您可以指定较高值的单元格更绿，较低值的单元格更红。

提示：如果区域中的一个或多个单元格包含返回错误的公式，则不会将条件格式应用于整个区域。为了确保将条件格式应用于整个区域，请使用IS或IFERROR函数返回正确的值。

快速格式化选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“级别”。选择双色刻度。提示：将鼠标悬停在关卡图标上，查看哪个图标是双色刻度。顶部颜色表示较高的值，底部颜色表示较低的值。

高级格式选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“管理规则”。系统弹出“条件格式规则管理器”对话框。

执行以下操作之一：若要添加条件格式，请单击“新建规则”。系统弹出“新建格式规则”对话框。

若要更改条件格式，请执行以下操作：确保在“显示其格式规则”列表框中选择了适当的工作表、表或数据透视表。您还可以通过单击“应用到”框中的“压缩对话框”按钮来更改单元格区域，以临时隐藏该对话框，然后在工作表上选择一个新的单元格区域，然后选择“展开对话框”按钮。选择一个规则，然后单击Edit rule。系统弹出“编辑格式规则”对话框。

在“规则适用于”下，您需要选择以下方法来更改数据透视表值区域中的字段范围：通过选择，单击“仅这些单元格”。单击具有相同字段的所有值字段单元格对应的字段。按值字段，单击“所有值字段单元格”。在“选择规则类型”下，单击“根据各自的值格式化所有单元格”。在“编辑规则描述”下的“格式样式”列表框中选择“双色比例”。选择“最小”和“最大”类型。设置“最小值”和“最大值”格式选择“最小值”和“最大值”。没有设置“最小值”和“最大值”。

格式化数字、日期或时间值选择“数字”，然后输入“最小值”和“最大值”。设置百分比的格式选择“百分比”，输入“最小”和“最大”。有效值为0(0)到100。不要输入百分号。

如果希望按比例直观地显示所有值，请使用百分比，因为值的分布是成比例的。

设置百分比值格式选择“百分比值”，输入“最小值”和“最大值”。有效的百分点值是0(零)到100。如果单元格区域包含超过8191个数据点，则不能使用百分比值。

百分比值可以在这样的情况下使用：一组上限(例如，前20%的值)以一种颜色比例直观地显示，而一组下限(例如，最后20%的值)以另一种颜色比例直观地显示，因为这两个比例表示的极值可能会扭曲数据的显示。

格式公式结果选择“公式”，输入“最小值”和“最大值”。公式必须返回数值、日期或时间值。公式以等号(=)开头。无效的公式将使所有格式设置不应用。最好在工作表中测试公式，以确保公式不会返回错误的值。

注意：

最小值和最大值是单元格范围的最小值和最大值。确保“最小值”小于“最大值”。您可以选择不同的“最小”和“最大”类型。例如，可以选择“最小数量”和“最大百分比”。若要选择颜色级别的最小值和最大值，请单击每个刻度的颜色，然后选择一种颜色。如果要选择其他颜色或创建自定义颜色，请单击“其他颜色”。

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